Отчет о работе. Но вот чем он занимается на рабочем месте в течение дня, как использует оплаченное ему рабочее время и что при этом думает видно только по его отчетам о работе. Если, конечно, таковые имеются. Отчет о работе, как формализованная коммуникация, предоставляет руководителю исходную информацию для оценки и анализа. Зачастую, при управлении удаленными сотрудниками руководитель получает обратную связь практически только через регулярные отчеты о работе. Тема отчетов о работе в регулярном менеджменте занимает особое место. Она довольно обширна и в этом посте я коснусь лишь некоторых ее сторон зачем и кому нужны отчеты о работе, какие они бывают, как правильно их писать, и о том, что в них следует писать. Если вы подчиненный, от кого зависит, будете ли вы писать отчеты о работе Скажете, что от начальства Конечно, что если они будут требовать, то вы обязательно будете их писать. И ваше нежелание это делать не будет обсуждаться. Вас легко мотивируют к этому системой наказаний. В этом случае могу лишь порекомендовать вам изменить свое отношение к этой обязанности. А вот если не будут требовать Будете ли вы их писать Ответ на этот вопрос и все, что с ним связано, представляет для меня особый интерес, поскольку касается таких вопросов, как лидерство,  развитие сотрудника, его личные качества и профессиональные компетенции. Это тема для отдельного поста, который еще появится на этом блоге. Если вы менеджер среднего звена  будете ли вы требовать отчеты от подчиненных Определенно, будете. Иначе, откуда у вас возьмутся данные для анализа, управления и развития вверенного вам подразделения, факты и аргументы для высшего руководства Здесь предвижу комментарий это смотря какая должность, не на каждой позиции в компании сотруднику имеет смысл писать отчет например, рядовому бухгалтеру, кладовщику или охраннику незачем отчитываться, ведь они постоянно выполняют небольшое количество простых постоянно повторяющихся операций. Не соглашусь. Кстати, какой комментарий может появиться по причине того, что мы с вами по разному понимаем суть отчета о работе как такового. Вы задумывались, зачем нужен отчет вообще Для рядового сотрудника зачастую это единственная возможность показать своему руководству, что он делает правильные вещи, делает их правильно, что он лоялен к компании и при этом постоянно развивается как профессионал. Менеджеру среднего звена отчеты о работе позволяют оценивать результаты работы его подчиненных, знать, чем занят каждый из них, и когда будут выполнены розданные им задания. Вступив на карьерную лестницу, избавиться от необходимости писать отчеты можно только на самой е вершине. Но именно в этот момент правильно подготовленные отчеты от подчиненных становятся просто жизненно необходимыми, поскольку содержат качественную информацию, необходимую для принятия решений. Отчеты различаются по периодичности, тематике и аудитории. Периодические отчеты бывают ежедневные обычно используются при работе над краткосрочными проектами и во время прохождения сотрудником испытательного срока,еженедельные наиболее распространенные и удобные для управления, контроля и анализа,ежемесячные чаще всего агрегируются из недельных отчетов,квартальные наиболее объемные, обычно половину их содержания составляет анализ деятельности и результатов,годовые полностью состоят из аналитики и составляются для высшего руководства. По тематике отчеты бывают рабочие и специальные. Рабочие это периодические отчеты о работе, а специальные это разовые отчеты по результатам проведения или посещения различных акций или мероприятий. Отчеты могут иметь различную аудиторию получателей только прямой руководитель, менеджеры отделов одного департамента для обмена информацией, все сотрудники отдела участники проекта. В зависимости от аудитории фильтруется информация в отчете. Запланируйте время на написание и проверку отчета в своем рабочем графике. Основная причина нелюбви к отчетам кроется в том, что на их написание нет времени. А откуда же оно может появиться, если для этого оно не было выделено Очередной отчет следует начинать сразу после отправления предыдущего и он пишется постоянно, а не за полчаса до дедлайна по его отправке. Отчет о проделанной работе, подготовленный совместной рабочей группой ОПКК по поддержке заявителей на новые рДВУ. Еженедельный Отчет О Проделанной Работе Образец' title='Еженедельный Отчет О Проделанной Работе Образец' />Уделяйте отчету 5 1. Отчет это двусторонняя коммуникация. Комментируйте отчеты подчиненных и требуйте от руководства присылать комментарии к вашему отчету. Ценность отчета о работе, как инструмента для получения обратной связи, от этого значительно увеличится. Обратная реакция очень важна, даже если она ограничится фразой принято к сведению. Отчет важно правильно отправить. Ежедневные отчеты отправляются в конце рабочего дня, а не утром следующего. Еженедельные в пятницу вечером, а не в понедельник утром. Спросите почему Потому что это увеличит шансы вашего отчета быть прочитанным вовремя, ведь ваше руководство вполне может захотеть проверить отчеты подчиненных в субботу. Отчет должен быть кратким и ясным, не больше одной страницы. Во первых, длинный отчет отнимет у вас больше времени на его создание, а у того, кому он предназначен, на прочтение. А во вторых, длинный отчет это сигнал о проблемах автора с умением анализировать информацию, выделять важное и расставлять приоритеты. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает. Предлагаемый формат для отчета о проделанной работе. Предварительная информация. Сохраняйте постоянную структуру представления информации. То есть отчет должен содержать постоянные разделы, расположенные в определенном порядке. Так вам будет проще писать отчет, а вашему руководителю будет легче воспринимать изложенную в отчете информацию. Хотя специфика предметной области и накладывает определенный отпечаток на структуру отчета, но, в общем случае, она универсальна. Еженедельный Отчет О Проделанной Работе Образец' title='Еженедельный Отчет О Проделанной Работе Образец' />В идеале отчет состоит из следующих разделов  информацию внутри разделов лучше пронумеровать для удобства чтения Срочно Этот раздел важно иметь в ежедневных и еженедельных отчетах, когда требуется срочная реакциядействия по оперативным вопросам. Напоминание Сюда добавляются повторные сообщения и запросы, на которые не получен ответ с прошлого отчета либо в течение отчетного периода. При этом желательно указывать дату первоначального запроса. Проблемы. Здесь сообщается о проблемах, выявленных за отчетный период, которые будут решаться в рабочем порядке, без привлечения дополнительных ресурсов. При этом важно сразу предлагать план действий. Рабочие вопросы. Сюда следует писать все, что делалось автором отчета лично либо его подразделением за отчетный период. По каждому пункту в обязательном порядке указываются цифры и факты, иллюстрирующие конкретные результаты произведенных действий. Если работа выполнялась не по указанию адресата отчета, обязательно указывается заказчик. Информацию о рабочих вопросах следует также структурировать в зависимости от предметной области. Например, копирайтер в отчете может указать Тексты Написал 6 новых описаний товаров для интернет магазина. Переписал 2 устаревших описания продуктов товаров для интернет магазина. Креатив Придумал 2 новых слогана для рекламной кампании купи слона. Придумал 3 варианта поздравительного текста для рассылки клиентам. Запросы и предложения. В этом разделе пишут о необходимости выделения ресурсов, предоставления дополнительной информации и предлагают новые идеи, проекты и пр. Для информации. Этот раздел пишется руководителем и содержит общую оценку деятельности подразделения за отчетный период с точки зрения выполнения поставленных планов, KPI и достижения целей компании. Планы. Здесь кратко описывают план работы на следующий отчетный период. При этом ранжировать их по приоритетам важное срочное, важное несрочное, неважное срочное, неважное несрочное. О том, как правильно планировать и организовывать свое рабочее время так, чтобы планы легко превращались в отчеты, читайте скоро на блоге. Важно помнить, что отчет о работе  это не хронометраж рабочего дня, а описание сухого остатка от вашей деятельности. То есть, отчет показывает продуктивность использования рабочего времени автором отчета и степень того, насколько он справляется со своей работой. От инженера до руководителя. Часть 3 Отчты Хабрахабр. Отчты отличная вещь. Они позволяют защищать как заказчика, начальника, так и сотрудника со всем проектом. Они позволяют ими управлять и оценивать их. Вы же, в конце концов пишете код не с усердием дрессированной обезьяны тысячи раз переписывая патерн visitor, а вначале вс таки сидите и думаете, рисуете на бумажке, планируете код и тесты я верю в вас Но с другой стороны, отчты вещь контроля и организации, которая всех отвлекает от непосредственной работы. И вс равно, в том или ином роде на работе нам приходиться с ними сталкиваться. Зачем и как искать компромиссДобро пожаловать под кат всем, кому интересно мо мнение по этому вопросу и тем, кто читал мои предыдущие статьи От инженера до руководителя. Часть 1 Чувство справедливости. От инженера до руководителя. Часть 2 Делегирование и постановка задачи. Overflow. Все премудрости баланса и гармонии я познал не смотря на сакуру и проплывающие трупы своих начальников, а в суровой реальности. И реальность была и вправду сурова. В тмные времена прислали нам тмного менеджера из далкой Африки. У него была великолепная белая улыбка, которую ночью в тмном переулке можно было спутать с улыбкой исчезающего Чеширского Кота, но совсем немного было представления о том, что такое самолт, который, мы, в общем то и делали. Даже более того, улыбчивый менеджер, по видимому, видел самолт один раз в жизни, когда счастливый летел руководить нашим проектом. И компьютеры, к сожалению, он, по видимому, тоже не очень давно освоил, в отличие от жестоко избитого временем велосипеда, на котором он катался с работы домой, держа в одной руке пакет из китайского ресторана, а в другой графики и планы нашего проекта. Проект был срочный и тяжелый надо было вылизывать и исправлять все косяки перед предстоящей сертификацией. Много времени уходило на обучение, и поэтому важно было отслеживать прогресс, много и чтко контролировать процесс. В проекте участвовало три команды по 6 7 человек в каждой, которые были ему подотчтны. Чтобы учитывать кто и что сделал, менеджер завл Excel таблицу, которую каждый день должен был заполнять каждый из участников сколько модулей проревьюировано, протестировано. Но тут крылась проблема номер один людей много, а файл один. Поэтому список заданий накапливался людьми в локальных файликах, а затем переносился в строчки таблицы с указанием подотчтного. За время, когда освобождался файл бились и сражались. И если кому не повезло дождаться освобождения файла, он оставался и во вне рабочее время, чтобы занести в табличку разноцветные статусы. Менеджер каждый день проводил митинги. На них он рассказывал, как заполнять таблицу, что по часу в день съедало времени. И на одном из митингов он понял, что у людей случаются проблемы. И их тоже надо заносить в таблицу найденный баг, проблемы у человека с запуском на симуляторе, отсутствие модуля и пр., впрочем, без проблем с смой таблицей. Так появилась второй файлик и таблица, в которую надо было заносить баги, с переносом всех проверенных статусов из первой. Однако, как выяснилось спустя неделю, что это не столь эффективно, и надо вс таки что то подсчитывать, а подсчитывать и пересчитывать сотни изменений менеджер не успевал. Поэтому он пришл как то утром и с улыбкой чеширского кота, промурлыкав Hi guys, how are you, guys предложил заполнять и третью, в которой результатами были бы числа, посчитанных вручную результатов и их проценты же, потому что таблицы для безопасности менеджер залочил. Причм, дополнялось, чтобы была обратная связь с первой заполнять прогресс там, что если что то не успевалось, то указывать статус на модуль задержан, а во вторую вносить правку проблемы со временем. Надо ли говорить, что проблемы со временем появились задолго до этих нововведений По сути в каждой из команд один из е участников только и занимался заполнением этих таблиц, безбожно путая и пропуская то, что было в куче текстовых файлов. А так как файлы таблиц ломались из за того, что в них оказывались ошибки, для сохранения статистики их сохраняли все каждую под отдельным именем, после критического изменения, и они размножались как на дрожжах, и понять, какая же последняя и актуальная было проблематично. Проект закрыли в срок. Менеджер ушл по собственному желанию за неделю до закрытия проекта и укатил на свом аистнке в голубую даль, оставив нам суровые будни и чрные размышления. Которые были следующими отчты это хорошо, но они должны занимать минимум времени. Особенно в IT сфере. Это должно делаться в один клик, а остальное считать и делать должны программы, причм отчты и их составление не должно мешать работать другим людям. В идеале это клик по чекбоксуползунку на прогресс баре с фидбеком в багтрекинговой системе при необходимости. Не всегда это возможно, и приходится выкручиваться невообразимыми костылями при отсутствии централизованной практики, но упрощать затраты на отчтность и доверять технике, а так же иметь представление о предметной области надо в первую очередь. Чтобы, как минимум, не отвлекать специалистов от работы. Underflow. Помимо доверия к технике вычислительной, надо руководствоваться и техникой понимания людей. Наученный примером менеджера, в одном из последующих проектов я подготавливал ежедневные отчты, в которых помимо перечисления всего, что было сделано за день, сравнивалось с запланированным автоматически, достаточно было поставить только passfail напротив актуальной задачи. И в начале новой недели я хотел отчитаться, что закончил работу вдвое быстрее. Красивые графики для менеджеров запланировано и сделано оптимистично расходились и поднимусь ввысь. Отчты проходили через тим лида, прогресс есть видно когда и что сделано. Да вот еженедельный брифинг у руководителя проекта оказался поводом вызвать меня и задать вопрос Ты чего растягиваешь срокиМы зачем тебя тут держим. Оправдания о том, что работа будет сделана завтра, мало кого интересовала, т. Я остановился и подумал, что же тут не так. Во первых, руководители, планируя, закладывают риски и сроки, зачастую руководствуясь худшим примером. И когда вместо худшего примера сотрудника оказывается ими же запланировано хороший профессионал, ему не всегда стоит спешить делать выводы и давать свои позитивные оценки за менеджера. Даже не столько из за прерогатив и разделения ролей, а из за того, что ему не всегда может быть видна общая картина, в которой большой позитивный скачок может быть всего лишь латанием пробоины в большом судне, возвращающий проект в изначально запланированное русло. Когда учишься на своих ошибках, важно не потерять мотивацию и понимание того, что отчты не просто обязанность и рутина, а действительно острый инструмент работы и руководителя, и программиста, и тестировщика, и системного администратора, и, конечно, менеджера. Надо просто правильно и к месту их доставать и применять. Квинтэссенцией моего опыта составления отчтов было составление дорожной карты одного из проектов. Division by zero. Инструкция Пользования Штатной Магнитолой Ауди А4. Дорожная карта представляла собой список всех модулей, над которыми предстояло работать. В ней надо лишь было проставить статус задачи. Пара минут в день. Вс остальное система делала сама. Подсчитывала, кто и сколько чего сделал, когда, какой прогресс, какие тенденции, какие проблемы, какой план, какой скорректированный план, эффективность и прочая. Единственное, что надо было сделать члену команды щлкнуть по своему модулю и поставить passfail, и затем можно было сгенерировать отчт для руководителя со всем необходимым, чтобы последнему осталось лишь передвинуть прогресс в MS Project, и при необходимости внести те поправки, которые он посчитает нужным. Проект оказался не тривиальным, за место обычной верификации и допиливания, приходилось изучать электрические схемы, считать напряжения, силу тока, смотреть последствия разрывазамыкания цепей и переносить их логику и их влияние на код.